Giao tiếp cơ bản cần chú trọng là 5W1H

Khi trò chuyện với người Nhật, việc ý thức về 5W1H sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong việc truyền đạt thông tin. 5W1H là một hợp các quy tắc bao gồm các yếu tố sau. Hãy nắm vững nội dung qua các ví dụ.

• Who (Ai): Tôi nhận chỉ thị từ anh/chị…… trưởng nhóm .
• What (Cái gì): Tôi được yêu cầu điền vào tài liệu này nhưng không hiểu nội dung.
• When (Khi nào): Bạn có thể giải thích lại nội dung chỉ thị mà bạn đã hướng dẫn tôi lúc nãy không?
• Where (Ở đâu): Công việc hôm nay bao gồm việc đưa nguyên liệu vào và gia công tại khu vực làm việc B.
• Why (Tại sao): Tại sao cần phải thực hiện quy trình đó?
• How (Như thế nào): Tôi nên thực hiện công việc như thế nào?

Bằng cách làm rõ 5W1H, bạn sẽ có thể truyền đạt lời nói một cách hiệu quả đến đối phương cả trong công việc lẫn đời sống cá nhân. Ví dụ, nếu bạn nói: "Hôm qua, tôi nhận chỉ thị từ anh/chị ~ và hiện tại đang vận chuyển nguyên liệu. Tuy nhiên, tôi nghe nói từ trưa nay nội dung công việc sẽ thay đổi. Tôi nên hỏi ai để biết chi tiết?" thì bất kỳ ai cũng có thể hiểu.Về cơ bản, giao tiếp có thể thực hiện được ngay cả với những lời nói đơn giản. Vì vậy, nếu bạn cảm thấy lời nói của mình không làm cho  người khác hiểu, hãy thử bắt đầu giao tiếp bằng những từ ngữ đơn giản thay vì sử dụng các từ ngữ phức tạp..

Học từ những từ ngữ đơn giản và dễ hiểu

Dù trong đời sống cá nhân hay công việc, việc ghi nhớ và sử dụng những từ ngữ thường dùng là rất quan trọng. Ví dụ, "Abunai (nguy hiểm)", "Arigatou gozaimasu (cảm ơn)", "ureshii (vui)", "kanashii (buồn)" là những từ đơn giản và thường xuyên được sử dụng.Trong công việc, những câu như "(Doushimasuka (Làm thế nào)?", " Hajimetemo iidesuka (Tôi có thể bắt đầu được không)?", "Owarimashita (Tôi đã hoàn thành)" là những từ dễ sử dụng không chỉ với người Nhật mà còn với cả người nước ngoài khác. Thêm vào đó, nếu bạn nhanh chóng học thuộc các từ ngữ đặc trưng của ngành, việc giao tiếp trong công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Tạo thói quen sử dụng tiếng Nhật ngay cả trong đời sống cá nhân

Khi làm việc tại Nhật Bản, việc sử dụng tiếng mẹ đẻ rất hiếm hoi. Vì vậy, bằng cách tạo thói quen sử dụng tiếng Nhật khi nói chuyện với người Nhật hay người nước ngoài khác, giao tiếp sẽ trở nên suôn sẻ hơn.Ví dụ, khi nói chuyện với gia đình ở quê nhà, bạn sử dụng tiếng mẹ đẻ, nhưng trong công việc và đời sống cá nhân, nếu bạn ý thức sử dụng tiếng Nhật, bạn sẽ nhanh nhớ tiếng Nhật hơn. Ngoài ra, khi trò chuyện, dù ngắn gọn, điều quan trọng là nói với tốc độ chậm để người nghe có thể nghe rõ. Bằng cách tránh sử dụng những cấu trúc câu mà bạn không hiểu và tập trung vào cách nói truyền đạt đến đối phương, bạn sẽ có thể giao tiếp suôn sẻ.

Ba điểm quan trọng để giao tiếp tốt với người Nhật

Người Nhật thường không truyền đạt rõ ràng mục đích hay cảm xúc của mình. Vì vậy, đối với người nước ngoài, có thể có trường hợp nghĩ rằng "Tôi muốn hỏi rõ mục đích và quy trình nhưng đối phương lại không nói cụ thể". Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cách xử lý trong những trường hợp như vậy và các vấn đề liên quan.

Không bỏ qua những chỉ thị mơ hồ

Ngay cả trong giao tiếp giữa người Nhật với nhau, việc chỉ thị hay truyền đạt mơ hồ cũng thường gây ra rắc rối. Đặc biệt, trong công việc, có những trường hợp số lượng được xác định rõ ràng, nên nếu bạn không hiểu chỉ thị, việc hỏi lại là rất quan trọng.Khi hỏi lại, điều quan trọng là sử dụng những lời nói nhẹ nhàng như "Vì tôi chưa hiểu hết qua lời giải thích lần đầu, bạn có thể giải thích lại một lần nữa được không?".

Truyền đạt mức độ hiểu biết ngôn ngữ của bản thân

Đối với những người Nhật bạn tiếp xúc nhiều trong công việc, việc nói về mức độ hiểu tiếng Nhật của mình cũng rất quan trọng. Ví dụ, nếu họ hiểu rằng "Tôi có thể nghe nhưng không nói được nhiều" hay "Nếu là từ ngắn thì tôi hiểu", họ sẽ chọn cách nói phù hợp với trình độ của bạn.Ngay cả khi công ty chưa tiến hành đào tạo giao tiếp với người nước ngoài, việc lựa chọn cách  nói cẩn thận, có chú ý đến hoàn cảnh của đối phương  sẽ giúp bạn giao tiếp tốt.

Tiếp tục học tập dù chỉ là từ vựng

Tùy thuộc vào công việc bạn đảm nhận, để học tiếng Nhật hay ngôn ngữ thứ hai, việc "nghe, nói, viết" là rất quan trọng. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, có thể sẽ khó mà tiếp tục việc học tập.Trong trường hợp đó, điều quan trọng là ưu tiên học và nhớ "từ ngữ sử dụng trong công việc" và "từ ngữ truyền đạt cảm xúc hay trạng thái đến người khác". Ví dụ, ngay cả khi  bạn muốn truyền đạt rằng  "tôi không hiểu", bạn vẫn có thể  có rất nhiều lựa chọn như:

• Công việc (bao gồm một phần nội dung)
• Từ ngữ (từ đơncụ thể, mạch câu chuyện, lời giải thích)

Vì vậy, cần truyền đạt rõ ràng "bạn đã hiểu đến đâu và không hiểu điều gì". Để làm được điều đó, hãy học sớm những từ ngữ để hỏi đối phương hoặc giải quyết thắc mắc của bản thân.Đối với những ai muốn biết chi tiết hơn về việc giao tiếp bằng tiếng Nhật, hãy tham khảo bài viết https://peregreworks.jp/jp/kiji/nihon-de-seikoo-suru-tame-no-komyunikeeshon-no-hinto.

Tổng kết

Trong giao tiếp với người Nhật, việc ý thức 5W1H và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng sẽ giúp ngăn ngừa hiểu lầm. Hãy học từ những từ đơn giản và thường dùng, nhanh chóng nắm vững các thuật ngữ đặc trưng của ngành.Bằng cách tạo thói quen sử dụng tiếng Nhật hàng ngày và nói chậm rãi, ngắn gọn, bạn sẽ có thể trò chuyện một cách suôn sẻ. Xác nhận những chỉ thị mơ hồ và truyền đạt mức độ hiểu biết ngôn ngữ của bản thân đến đối phương sẽ giúp việc trao đổi tiến triển thuận lợi."Nếu bạn muốn làm việc tại Nhật Bản nhưng gặp khó khăn với rào cản ngôn ngữ", hãy liên hệ với chúng tôi. Peregre Works sẽ hỗ trợ bạn để bạn có thể an tâm bắt đầu công việc tại Nhật Bản.